¿Cómo digitalizar rápidamente las facturas de tu empresa?

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Imaginemos a un emprendedor: lleva su proyecto de negocio a un business angel, quien ha mostrado un gran interés por financiarlo. Lo ha redactado en una máquina de escribir y solo tiene una copia. Podría hacerlo en el ordenador y enviarlo por correo, o simplemente tener a buen recaudo un ejemplar digital por si sucede algo; pero él prefiere el método tradicional, es un clásico. Mientras camina, tropieza en un bache y un golpe de viento echa a volar todas las hojas de su futura y prometedora empresa.

El ejemplo puede ser un tanto fantasioso, pero ha ocurrido no pocas veces y no se aleja demasiado de lo que supone almacenar nuestras facturas en formato físico. Ocupan un espacio que podríamos liberar, suelen estar impresas con tintas que se deterioran con facilidad y dificultan la lectura de las cantidades reflejadas, son menos sostenibles debido al ingente gasto de papel y olvidamos el factor humano: podemos traspapelarlas durante su clasificación o incluso perderlas.

Tu responsable de contabilidad o gestor agradecerá infinitamente la digitalización de las facturas: menos engorro, más productividad y, sobre todo, un control sobre los gastos y los ingresos impoluto. Es, dicho de otra manera, la diferencia entre tener una empresa donde pueda gobernar el caos contable o el orden. Y no hace falta decir que eso, el orden, contribuye al éxito de una empresa de una forma notable.

¿En qué consiste la digitalización de facturas?

Cualquier negocio que se precie, y de esto no se libra ninguno, necesita llevar una facturación, es decir, un control y registro de los gastos y de los ingresos mediante la emisión de facturas. Sin ella, huelga decir que no habría posibilidad alguna de sostener una empresa.

Bien, digitalizar facturas consiste, o bien en trasladar al formato electrónico aquellas que ya tienes en papel, o en emitirlas directamente en formato digital con un programa de facturación especializado. Sin más. Vamos por partes.

Trasladar el papel al formato digital. Para ello, necesitamos escanear las facturas ya emitidas en papel. Eso sí, necesitamos la tecnología OCR (aquella que reconoce números y letras al escanear y que tienen, hoy en día, prácticamente todos los móviles).

Tener un programa de facturación que te permita ya no solo evitar el almacenamiento de papel, sino que clasifique y automatice un montón de tareas contables diarias que te harán ahorrar tiempo, dinero y nervios de última hora en infinidad de procesos (reclamar una factura, entregar a tiempo una documentación en la Agencia Tributaria, etc.).

¿Cómo beneficia a tu empresa digitalizar facturas?

Las ventajas de digitalizar facturas son numerosas, pero te damos las nueve principales:

  1. Ahorro de tiempo. Como decíamos en el apartado anterior, un software adecuado (que incluya facturación y contabilidad) agilizará y simplificará todos esos trámites engorrosos que siempre son iguales, con lo que podrás dedicar tu tiempo a implementar otros aspectos de tu negocio que requieran de todo tu talento.
  2. Ahorro de espacio. Imagina la diferencia entre guardar kilos de papel (la ley obliga a guardar las facturas durante cinco años si no las tenemos debidamente digitalizadas) o tenerlo ocupando espacio en tu mesa y almacenar toda tu contabilidad en tu ordenador y/o en la nube (esto es, en internet).
  3. Ahorro de dinero. Si hasta hace poco lo habitual era enviar las facturas en papel por correo postal, el envío de facturas digitalizadas, al hacerse a de manera online, ahorra unos costes de papel e impresión nada desdeñables.
  4. Mejora y facilita la organización de los datos. Cuando digitalizamos las facturas y trasladamos a ese formato toda nuestra contabilidad, el sistema que hayamos elegido crea las facturas en un momento, personaliza retenciones y porcentajes, hace los cálculos adecuados, facilita la búsqueda de datos…
  5. Evita errores humanos. Cuanto más automatizados estén todos estos procesos, más improbable es que el factor humano se cuele en nuestra contabilidad.
  6. Mayor control de la morosidad. Uno de los grandes avances por parte de Hacienda fue el de impulsar la digitalización de las facturas precisamente con este fin: que los organismos públicos no fueran grandes deudores de empresas a las que esa morosidad podía hacer daño. En el software de Holded cuentas, por ejemplo, con un portal personalizado para cada cliente de manera que el control de cobros pendientes sea mucho más eficaz y seguro.
  7. Facilita la contabilización de las facturas de la empresa. La diferencia entre hacer un trabajo de recopilación de facturas, comprobar cada apunte, etc. y tenerlas todas a un clic te dejará tiempo para lo importante: vender tu producto y ofrecer tus servicios.
  8. Sostenibilidad. Toca pensar también en este aspecto, y más aún cuando ser más sostenibles cuesta exactamente nada. Tener cientos de facturas en formato físico son kilos de papel que le estamos ahorrando al planeta, así como las tintas, que suelen ser muy tóxicas. Eso, por no hablar de que a menudo el papel impreso se deteriora a tal velocidad que, pasados unos meses, puede que no logremos entender lo que pone en ellas.
  9. Es el sistema ideal para gestores y asesores. Un programa de gestión que incluya, claro está, la creación y emisión de facturas electrónicas facilita el trabajo de clasificación y computación de cada factura en una asesoría, con el consiguiente ahorro de tiempo y de dinero.
cómo digitalizar facturas

La necesidad de la digitalización de facturas para una pyme

Llegados a este punto no parece que haya muchas dudas a la hora de elegir facturas electrónicas frente a facturas físicas. Un software de gestión de empresas con el de Holded es perfecto para pymes: en primer lugar, porque está pensado para ellas. En segundo, porque agiliza, automatiza y reduce en gran medida el tiempo que dedicamos a la facturación. Ocurre que, en un número no pequeño de pequeñas y medianas empresas, es el propio empresario el que se ocupa de esta parte, frente a grandes corporaciones que tienen su propio departamento de contabilidad y el equipo humano para discriminar cada tipo de factura o para emitirlas con todos los datos necesarios sin que haya posibilidades de error.

Todas las horas que le quitemos a este proceso se las estaremos dando a mejorar otros aspectos de nuestro negocio en los que nadie puede trabajar por nosotros. En la facturación, sí.

Digitaliza tus facturas paso a paso

Holded tiene la ventaja de que su curva de aprendizaje es muy alta (es decir, se aprende muy rápido en muy breve espacio de tiempo). Además, es muy intuitivo (aun así, te recomendamos usar la Academy de Holded para más información), pero en esencia así es como funciona:

  1. Crea una cuenta gratuita en Holded.
  2. Completa los datos necesarios para adaptar el programa a tu empresa.
  3. Selecciona una plantilla e incluye tu logotipo en ella (hay más de 40 plantillas que puedes personalizar tu formato de factura).
  4. Transcribe tus facturas en nuestro software.
  5. Almacénalas.

Sí, también puedes subir tus antiguas facturas

Todas las facturas anteriores a tu suscripción a Holded también podrán estar perfectamente almacenadas en tu sistema de gestión. En la ya mencionada Academy te explicamos cómo hacerlo en pocos y sencillísimos pasos.

Prueba y familiarízate con el programa

A menudo, el ensayo y el error es un método de aprendizaje habitual. Hay quienes prefieren leerse todos los paso a paso y quienes optan por ir moviéndose por el programa para hacerse con él. Tienes, por ejemplo, la opción de crear una factura de prueba, enviarla (a ti mismo o a un compañero de la empresa) y después eliminarla para evitar que se almacene.

Preguntas frecuentes

¿Tienen el mismo valor legal las facturas digitales que las físicas?

Sí, tienen un valor jurídico pleno y los mismos efectos legales que una factura en papel. No olvidemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios a otra empresa, particular o entidad. Por tanto, no hay nada que temer al respecto. Es más: la ley lo regula en el Real Decreto 1619/2012. Las facturas emitidas desde Holded son perfecta y absolutamente legales.

¿Cómo puede ayudarme un programa de facturación?

De muchas maneras. La principal es el ahorro de costes (y de tiempo) al implementar un sistema que automatiza una infinidad de tareas, y que el tiempo que les dedicamos lo podríamos estar dedicando a otros aspectos más sensibles de nuestro negocio.

Otra ventaja esencial es que eliminamos los posibles errores humanos casi al 100%, por lo que los desajustes en la contabilidad desaparecerán. Por último, te ahorras quebraderos de cabeza con todos los temas de asesoría fiscal (entrega de modelos trimestrales a la Agencia Tributaria, documentación en el Registro Mercantil, etc.), que un software como Holded automatiza.

¿Y si un cliente no quiere una factura digital?

Es prácticamente imposible que nadie hoy día rechace una factura digital, precisamente por todos los motivos expuestos. Nadie quiere traspapelar una factura, ya sea una empresa o un particular, y tenerla simplemente en su correo electrónico es una ventaja frente a los papeles amontonados que supone almacenar facturas físicas.

Eso, sin contar con que una factura en papel se puede perder por el camino y una digital es infinitamente más segura. No obstante, si se diera esa posibilidad, siempre queda la opción de imprimirla para ese cliente o, mucho mejor aún, que sea él quien lo haga y evitar así el envío por correo postal, que puede hacer que la factura se traspapele.

¿Tengo que saber de informática para manejarme con un software como este?

Para nada. Con que tengas la pericia habitual de cualquier usuario de ordenador recién iniciado (escribir un correo y enviarlo, cumplimentar un formulario, etc.), no necesitas en absoluto tener grandes conocimientos de informática. En el caso del software de Holded, este es tremendamente intuitivo, justo para que no necesites un montón de horas aprendiendo a utilizarlo.

Y si se me estropea el ordenador, ¿qué pasa? ¿Me quedo sin facturas?

En absoluto. Se almacena toda la información en la nube, es decir, en internet. Es importante recalcar este aspecto de seguridad: no solo no desaparecerán, sino que además nadie salvo tu empresa tendrá acceso.

Por tanto, no debes temer por la información. Si el ordenador se deteriora o sufre un accidente que lo hace inservible, tu facturación estará siempre ahí. Basta con conectarte desde otro dispositivo.

Holded
Puri Ruiz

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